Tegenover of met elkaar

Woensdagmorgen

De koffiekan gaat de ronde. Zwijgend schenkt iedereen zijn kopje in. Wachtend op de eerste woorden van Jos, de projectmanager. Die roert in zijn kopje, haalt de actielijst tussen zijn papieren vandaan en heet dan iedereen welkom. Al gauw gaat het gesprek over de problemen bij de verbouwing. Het is niet de eerste keer dat ze het hier over hebben. Jos herhaalt nog eens het doel van het project. Knikkende hoofden. Daan begint omstandig toe te lichten wat in zijn ogen als eerste gerealiseerd moet worden. Petra onderbreekt hem. Wouter doet hetzelfde. Hein en Maaike beginnen er ook door heen te praten. Voordat de koffiekopjes leeg zijn hebben alle projectleden hun stokpaardjes duidelijk gemaakt. Willem, de nieuwe projectadviseur, uit zijn verwondering. ‘Wat me de hele tijd bezig houdt, is waarom we niet aan de opdrachtgever vragen om zijn prioriteiten aan te geven.’ Verrast kijken mensen elkaar aan. Jos pakt het woord en stelt de vraag: ‘Over welke punten zouden we een uitspraak van Klaas Jan willen hebben? Laten we dat inventariseren.’

Willems interventie

Wat Willem doet, is een suggestie formuleren die dienend is aan het samenwerkingsproces binnen het project. Hij stimuleert daarmee de dialoog in plaats van dat hij de discussie aanwakkert. De projectleden komen er onderling niet uit. Ze verharden tot nu toe in hun standpunten, focussen zich meer en meer op het halen van het eigen gelijk. De woorden die hij gebruikt, zijn houding en zijn intonatie nodigen uit tot een open gesprek waarbij de vraag ‘waarom doen we dit’ centraal blijft staan.

Vak apart

In communicatie gaat het vaak mis. We kunnen wel praten, maar effectief communiceren blijkt keer op keer lastig. Echt begrijpen en begrepen worden is niet zo simpel. Het is een vak dat we niet allemaal overal en in elke situatie even goed beheersen. Communicatie is onlosmakelijk verbonden met aspecten als emoties, rationeel/irrationeel, golflengtes en waarden, normen en overtuigingen. Elk gesprek, zakelijk of privé, kent een mix van deze aspecten. Ze herkennen en er bewust mee om gaan, is een kunst.

Basishouding

Of het nu gaat om dingen gedaan te krijgen, misverstanden op te helderen, conflicten te bespreken, de sfeer in jouw team te verbeteren, alle neuzen dezelfde kant op te krijgen of duidelijke afspraken te maken, waar het mee begint is een open houding. Niet alleen fysiek, door lichaamstaal en intonatie, maar ook qua instelling. Belangrijk zijn daarbij:

• (actief) luisteren in plaats van horen, proberen te begrijpen wat de ander zegt en zo nodig laten verduidelijken;
• werkelijke interesse in en aandacht voor de ander, het zoeken van ingangen om je eigen gelijk naar voren te brengen parkeren, je eigen gedachtes loslaten;
• feiten onderscheiden van interpretaties of eigen invullingen, open blijven staan voor onbekende of nieuwe informatie.

Die basishouding draagt bij aan een gelijkwaardig gesprek, een echte dialoog.

Handigheden

Er zijn diverse gesprekstechnieken waarmee je een goede onderlinge, open samenwerking kunt bevorderen, zodat je met elkaar aan de slag gaat in plaats van tegenover elkaar staat. We kennen allemaal wel zaken als open en gesloten vragen, samenvatten en doorvragen en gesprekssignalen die duidelijk maken dat je luistert. Wat ook helpt zijn de volgende zaken:

• stel één vraag tegelijk, daarmee vermijd je interpretatie, je weet op wélke vraag je een antwoord krijgt;
• stel neutrale vragen, vermijd vragen waarin het gewenste antwoord al door klinkt, je eigen mening verweven is of waarop een sociaal wenselijk antwoord mogelijk is;
• vraag naar wat iemand vindt van een bepaald onderwerp in plaats van wat iemand er van denkt, dan krijg je zijn of haar echte mening te horen;
• vermijd bijzinnen in je vragen, die leiden af van je echte vraag;
• voer een gesprek over het gesprek bij het ontstaan van onduidelijkheden of misverstanden, dan kun je de verwachtingen over het gesprek bijstellen of de doelen ervan weer in beeld brengen; in een gesprek over een gesprek komen vragen aan de orde als ‘wat loopt er wel goed in het gesprek’ en ‘wat loopt er niet goed in het gesprek’;
• denk hardop, door je gedachten en onzekerheden uit te spreken bevorder je de openheid in het gesprek én voorkom je dat je je eigen gedachten blokkeert, samen hardop denken vergroot de kans op het vinden van oplossingen.

Wat Willem doet in het voorbeeld is eigenlijk hardop denken. Hij biedt zijn gesprekspartners de mogelijkheid te reageren op en een vervolg te geven aan zijn gedachten. Door een nieuwsgierige houding en zijn intonatie geeft hij daar nog meer ruimte aan.

Wat zet jij in om een gesprek open te houden?

Waarmee heb jij het grootste succes? Wat zou je graag willen leren? Hieronder is ruimte om jouw aanpak én je vragen te delen. Ik ga er graag op in.